Bedrijfsvoering en Overhead

Zoals onder andere in het collegeprogramma 2022-2026 is verwoord, staan we voor grote opgaven in het fysiek en sociaal domein. Opgaven waarvoor het soms noodzakelijk of wenselijk is om buiten de gemeentegrens samen te werken. In 2023 wordt de nota grip op samenwerking geactualiseerd en zijn de uitgangspunten geformuleerd om als zelfstandige gemeente waar mogelijk grip te houden op verschillende samenwerkingsverbanden. In 2024 willen we conform die nota werken. Ook willen we conform de aangepaste wet op de GR werken en zo nodig de regelingen hier op aanpassen.

Samenwerking is een essentieel onderdeel van het openbaar bestuur geworden. Burgemeesters, wethouders, gemeentesecretarissen, griffiers en raadsleden maken deel uit van één of meerdere regio’s en netwerken. De vragen op het gebied van onder andere milieu, klimaat, energie, veiligheid, zorg en arbeid vragen om een aanpak van álle betrokken partijen, niet alleen van bestuurders van gemeenten. Voordelen van samenwerking kunnen zijn schaalvoordelen, kwaliteitsverbetering, risicospreiding, effectiviteit en doelmatigheid.

Met onze schaalgrootte en de grote diversiteit aan verschillende soorten dienstverlening blijven wij voor sommige functies kwetsbaar, zo wordt ook in de benchmark-rapportage aangegeven. We hebben relatief veel ‘1-pitters’. Samenwerken met andere gemeenten kan daarbij uitkomst bieden. Gezien de gespannen arbeidsmarkt is er echter concurrentie tussen gemeenten en bij grotere gemeenten wordt ook meer salaris geboden voor dezelfde type functies. Omdat we op onderdelen al een goede ambtelijke samenwerking met de gemeente Heemstede hebben, is het de moeite waard om te onderzoeken of meer samenwerken bij kwetsbare (en moeilijk vervulbare) functies toegevoegde waarde heeft.

Organisatie

formatie
Bij de begroting 2023 is de ambtelijke organisatie versterkt om de uitvoeringskracht op orde te houden. Deze versterking gaat over:

• Personele basisbezetting op orde.
• Extra inzet om opgaven waar we voor staan te kunnen uit voeren.
• Een aantrekkelijk werkgever zijn om voldoende personeel aan te trekken en te behouden waarbij een hanteerbare werkdruk een belangrijke randvoorwaarde is.

De organisatie is uitgebreid tot 185 fte (incl. griffie). Voor praktisch al deze de extra toegekende formatieplaatsen zijn, ondanks de moeilijke arbeidsmarkt, nieuwe medewerkers geworven.
In het voorjaar 2023 is door BMC een benchmark formatie uitgevoerd. BMC onderzocht in hoeverre de formatie nu op orde is. De algemene conclusie in hun rapportage ‘op weg naar een toekomstbestendig personeelsbestand Bloemendaal’ is:

“…Bloemendaal is een gemeente die bovengemiddeld functioneert en presteert
Uit de documentenanalyse en de interviews hebben wij een positief beeld opgebouwd over de
gemeente Bloemendaal. Het is een gemeente met een stevig ambitieniveau, en een gemeente die naar onze mening bovengemiddeld functioneert en presteert.
En
“…Ook de formatie is groter dan gemiddeld
Het neerzetten van dergelijke mooie resultaten vraagt een hoge inzet van zowel het
management als medewerkers en gaat over het algemeen ook gepaard met een grotere
formatie…”.

Met betrekking tot deze formatieomvang worden door BMC de volgende oorzaken / constateringen aangeven: het hoge ambitieniveau, beperkte inhuur, bovengemiddeld aantal Woo-verzoeken, bezwaar- en beroepschriften en (raads-)vragen, veel taken worden in eigen beheer uitgevoerd, veel inzet op burgerparticipatie en specifieke lokale omstandigheden.
Op dit moment is de structurele formatie op orde, met daarbij de kanttekening dat de eisen toenemen die aan de organisatie gesteld worden (denk onder andere aan informatiebeveiliging, digitale toegankelijkheid, rechtmatigheid). Daarbij gaan wij er ook vanuit dat de extra formatie die wij in 2023 hebben gekregen, in de komende periode verder gaat renderen. En daarnaast zijn er sinds september 2024 (tot en met sept 2026) 5 trainees bij de gemeenten Bloemendaal / Heemstede aan de slag gegaan, die gaan bijdragen aan een aantal specifieke opgaves en projecten. Een trainee combineert leren en werken in tijdelijke opdrachten.

Er is echter een ontwikkeling dat het noodzakelijk maakt om nu met 2 formatieplaatsen uit te breiden ten behoeve van de opvang van vluchtelingen met daarnaast een budget van €100.000 voor ad-hoc specifieke inzet en activiteiten.
 Tot nu toe hebben we de opvang van vluchtelingen projectmatig en met tijdelijke inhuur opgepakt. Inmiddels is duidelijk dat een meerjarige structurele personele inzet nodig is, mede naar aanleiding van een aanbeveling in de benchmark-rapportage. 2 fte is voldoende voor een goede organisatorische borging.

Daarnaast zijn er formatief gezien 2 tijdelijke aandachtpunten:

• Handhaving OTH
• Regiefunctie inkoop

Dit wordt voorlopig opgelost ten laste van het reeds toegekende inhuurbudget. De tweede helft 2024 evalueren wij in hoeverre sprake moet zijn van een structurele inzet.  

Wij blijven de formatie frequent monitoren. Daarbij hebben wij ook aandacht voor de aanbevelingen uit de benchmark-rapportage, ook in relatie met nieuwe ontwikkelingen en nieuwe taken vanuit de rijksoverheid.

Participatie
Samen geven we vorm aan het Bloemendaal van nu én in de toekomst. We zorgen ervoor dat iedereen hier een bijdrage aan kan leveren en bewaken als gemeente altijd het algemeen/maatschappelijk belang.
We bieden inwoners ruimte om zelf initiatieven uit te voeren, maar ook om mee te denken en doen met plannen van de gemeente. We hebben hierbij speciale aandacht voor het betrekken van kwetsbare doelgroepen, zoals jongeren. We zorgen ervoor dat we participatiemiddelen gebruiken die aansluiten op de behoeftes van de doelgroepen.
Bij plannen van de gemeente en partijen zoals projectontwikkelaars, moet voor iedereen vooraf duidelijk zijn hoe je mee kan doen, welke ruimte er is om mee te doen en wat er met je bijdrage gebeurt. We werken hierbij volgens ons participatiebeleid. In 2024 starten we met het vertalen van het participatiebeleid in een ‘participatieverordening’. Bij initiatieven van inwoners zijn de initiatiefnemers zelf verantwoordelijk voor het initiatief en het betrekken van de omgeving. De gemeente biedt ondersteuning.

HRM
In 2023 hebben we forse stappen gezet in het versterken van onze positie als werkgever. Deze stappen konden we maken door een substantiële verhoging van het opleidingsbudget en het toekennen van een budget voor een trainee-traject. In 2024 gaan we door op de ingeslagen weg met de toegekende budgetten.
Het HRM strategisch beleidsplan 2024-2026 is op het moment van dit schrijven nog niet opgesteld. Wel is het in volle voorbereiding. We zien in ieder geval al de volgende speerpunten voor 2024 waar wij ons zeker op gaan richten:  
1.   Strategische inzet op de nog steeds krapper wordende arbeidsmarkt
We moeten zorgen dat wij structureel zichtbaar zijn en blijven op de arbeidsmarkt. Extra inzet van een recruiter, welke is gerealiseerd binnen de bestaande HRM-formatie, blijft daarom ook nodig in 2024. De ondersteuning van een online advertentiebureau wordt volop ingezet. Vooral bij moeilijk vervulbare vacatures is dit van belang. Onze arbeidsmarktcommunicatie wordt ondersteund door een sterkt werkgeversverhaal, wat wij verder gaan ontwikkelen. Kern hiervan is dat wij ons profileren als opleidingsgemeente. De verwachting is dat we ook in 2024 steeds meer starters aantrekken op de arbeidsmarkt. Deze starters krijgen een opleidingsprogramma om thuis te raken in het ‘vak’.  
2.   Strategisch inzet op het binden van medewerkers.
Aantrekkelijk werkgever zijn wordt intern gevoeld zodat we medewerkers daarmee ook binden. Veel jonge medewerkers komen bij ons werken en zij krijgen een op maat gemaakt opleidingsprogramma. Na een aantal jaar wisselen de jonge medewerkers over het algemeen weer van baan. We moeten daar dus meer inspanning voor doen om ze te behouden. Het breed verder ontwikkelen en doorstromen binnen de eigen organisatie is daarbij belangrijk, dit binnen de context dat we een kleine organisatie zijn en doorontwikkeling / -stroom dus zijn beperkingen kent.  
3.   Blijvend aandacht voor hybride werken
Voor iedere medewerker is een gezonde werkplek beschikbaar. Door het hybride werken faciliteren we werken op kantoor en thuis. In 2024 is de uitdaging om het werken thuis en op kantoor zo goed mogelijk in evenwicht te houden. Ook wij hebben ‘last’ van drukke dagen op kantoor. Samenwerken en bereikbaarheid zijn de belangrijkste uitgangspunten bij het hybride werken.

Informatievoorziening en ICT
De digitalisering van de samenleving heeft invloed op onze gemeente. Bij de gemeente werken we hybride waarbij zowel digitaal als fysiek contact voor iedereen, binnen en buiten de gemeente, eenvoudig toegankelijk moet zijn. De uitwisseling van (digitale) gegevens en het gebruik van de digitale faciliteiten van de gemeente moeten mogelijk zijn zonder dat daarbij risico’s ontstaan op incidenten, cyberinbraken of verlies van data. We willen beschikken over een moderne, veilige en flexibele gemeentelijke informatievoorziening waarin we op een praktische, veilige en maatschappelijk verantwoorde manier innoveren. Activiteiten die dit mogelijk maken zijn georganiseerd langs de 6 dienstverleningsgebieden van Informatievoorziening.

• Informatievisie & digitale innovatie. Richtinggevend aan de digitale gemeente en geeft inzicht in de kansen, mogelijkheden en risico’s van digitalisering.
• Informatiebeveiliging. Beleidsontwikkeling en -uitvoering wat de beschikbaarheid, exclusiviteit en integriteit van informatie binnen de gemeente veilig stellen.
• Beheer ICT en bedrijfsapplicaties. Het beheer van de ICT werkplekomgeving en de bedrijfsapplicaties van de gemeente.
• Informatiehuishouding. Organiseert de opslag, het beheer en de verstrekking van informatie of gegevens binnen de gemeente.
• Data & gegevensmanagement. Geeft zicht op kansrijke datavraagstukken en vertaalt deze naar dataoplossingen voor de gemeentelijke dienstverlening en uitvoering.
• Digitaal vakmanschap. Richt zich op de bekwaamheid van de organisatie bij de inzet van digitale middelen.

Ieder jaar stellen we ICT speerpunten vast samenhangend aan deze dienstverleningsgebieden. Soms specifiek op een gebied en vaak integraal over meerder gebieden heen. Voor 2024 zijn de volgende speerpunten urgent:

Grip op Digitale informatiehuishouding
Informatie groeit in volume en complexiteit. Dat vraagt om strakkere structuren op de digitale verwerking en opslag van informatie zodanig dat deze goed vindbaar en bruikbaar blijft. We ontwikkelen een visie en structureren de gemeentelijke informatiehuishouding. We faseren onze verouderde bedrijfsapplicaties Corsa en Verseon uit, migreren de te bewaren gegevens en data, en verscherpen onze informatiearchitectuur waaraan alle nieuwe bedrijfsapplicaties en onze werkplekomgeving aan dienen te voldoen. In combinatie met onze informatiearchitectuur leggen we de relaties en samenhang tussen processen, bedrijfsapplicaties en gegevensverzamelingen nader vast. We leggen dit enerzijds vast in het procesmanagement en anderzijds in onze bedrijfsapplicatie voor het beheren van ons applicatieportfolio en documentstructuurplan (DSP).
Daarmee maken we het mogelijk om beter te voldoen aan de Wet open overheid (Woo) wat nog meer nadruk legt op de structuur, transparantie en openbaarheid van gemeentelijke informatie. Daarnaast sluiten we in 2024 we aan op de landelijke Woo-index waarmee wij de online vindbaarheid en toegankelijkheid van onze openbare informatie verbeteren.  

Een moderne en veilige digitale werkplekomgeving
De integratie van ‘social media’ functionaliteiten komen steeds meer voor in de werkplekomgeving van medewerkers. Het digitaal contact kunnen maken met anderen, het snel delen van informatie met elkaar en de nagenoeg automatische verwerking van informatie dient steeds vaker onder een knop beschikbaar te zijn zonder dat het leidt tot beveiligingsincidenten en datalekken.   

Op basis van deze ontwikkeling gaan we de werkplekomgeving opnieuw aanbesteden in de markt. Daarbij gaan we de beveiligingsmaatregelen verder aanscherpen aan de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en ons eigen beleid op Informatiebeveiliging zonder daarbij de bruikbaarheid en toegankelijkheid van de werkplekomgeving teniet te doen. Dit project is onderdeel van een meerjarig programma waarbij we de ICT omgeving opnieuw aanbesteden op de markt vooruitlopend op het aflopen van ons huidig outsourcing contract.

Ook continueren we de doel- en rechtmatige inkoop van onze ICT als onderdeel van een moderne werkplekomgeving. Bedrijfsapplicaties waarvan het leverancierscontract voor gebruik en onderhoud aflopen, worden opnieuw rechtmatig ingekocht. Via het meerjarig vervangingsplan wordt de uitvoering georganiseerd en bewaakt. In 2024 staan het zaaksysteem voor het sociale domein, het content managementsysteem voor de gemeentelijke website en ons systeem voor gegevensuitwisselingen met de Landelijke Voorzieningen geagendeerd voor vernieuwing. Voor de aanbesteding van de werkplekomgeving, de implementatie van nieuwe bedrijfsapplicaties en voldoende dekking van de jaarlasten van nieuw gecontracteerde bedrijfsapplicaties is additioneel budget aangevraagd in de begroting 2024.

Een digitaal weerbare gemeente
De informatiebeveiliging van de gemeente en het gemeentelijk toegangsbeheer moet op orde zijn. We continueren de invoering van het normenkader voor informatieveiligheid voor de overheid, de BIO, en toetsen met de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) de mate waarin de gemeente aan het normenkader voldoet.

Activiteiten op het gebied van Informatiebeveiliging nemen echter toe door verscherpte en aanvullende wet- en regelgeving. Een van deze ontwikkelingen is de Europese NIS2-richtlijn wat de cyber- en informatiebeveiliging voor bedrijven en overheden reguleert, inclusief gemeenten. De richtlijn wordt vertaald in nationale uitvoeringsbesluiten en fungeert als bindende wet. De exacte gevolgen van NIS2 en de andere ontwikkelingen zijn nog niet bekend, maar het is waarschijnlijk dat we extra maatregelen moeten nemen, zoals preventie en monitoring. In 2024 zullen we ons voorbereiden op de invoering van NIS2 zodat we bijtijds kunnen voldoen aan deze nieuwe richtlijn.  Voor al dit soort activiteiten implementeren we een nieuw systeem  die ons ondersteunt in het monitoren van nog te nemen of reeds genomen maatregelen. Hiervoor is additioneel budget aangevraagd in de begroting 2024.

In het kader van de digitale weerbaarheid voeren we ieder jaar een crisisoefening uit met diverse aandachtsgebieden wat inzicht moet geven op de digitale weerbaarheid van de gemeente. Aangedragen verbeteringen verwerken we in gemeentelijke plannen voor de bedrijfscontinuïteit en de dienstverleningsafspraken met onze leveranciers. Voor 2024 staat een oefening met een externe dreiging op de digitale dienstverlening geagendeerd.

Onderzoeken Rekenkamercommissie

In het eerste kwartaal van een jaar brengt de rekenkamercommissie een verslag uit van afgelopen jaar en legt een jaarplan voor aan de gemeenteraad. In het jaarverslag van de gemeente wordt, bij de paragraaf bedrijfsvoering, gerapporteerd over uitvoering van aanbevelingen van de onderzoeken van de rekenkamercommissie van de afgelopen vier jaar.

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording college vanaf boekjaar 2023

Vanaf boekjaar 2023 dient het college de ‘rechtmatigheidsverklaring’ af te geven. Het is van belang dat de beheersorganisatie van de gemeente in opzet, bestaan en werking voldoende waarborgen biedt voor een rechtmatig financieel beheer, dat wil zeggen in overeenstemming met relevante externe en interne wet- en regelgeving. Daarvoor is ook van belang om de 1e lijn (vakafdelingen) en 2e lijn (ondersteunende afdelingen) te versterken.

Ombuigingen en Fido

In het verleden zijn diverse ombuigingsplannen geweest. Voor boekjaar 2024 en 2025 is dat naar verwachting niet aan de orde. De gemeente houdt zich aan de wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden).